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Von „Pain Points“ in einem Einzelprojekt zur übergreifenden Projekt-Portfoliosteuerung

  • Praxistaugliche Projektvorlagen zur effizienten Projektsteuerung
  • Bedarfs- und Zielgruppen-spezifisches Reporting führt zu hoher Akzeptanz der Stakeholder in Projekten

Die Projektmanagement-Software von Can Do verspricht neben Übersicht und Transparenz auch die Steuerbarkeit sowohl über alle Projekte als auch über die Projektportfolios eines Unternehmens. Die österreichische SVD Büromanagement GmbH hat diese Versprechen einem Realitätstest unterzogen und ist seitdem überzeugter Nutzer der Can Do-Software.

svd_logoDie SVD Büromanagement GmbH, Wien, beschäftigt über 300 Mitarbeiter und ist eine gemeinsame Tochter der Sozialversicherungsanstalt der gewerblichen Wirtschaft (SVA), der Sozialversicherungsanstalt der Bauern (SVB), der Versicherungsanstalt für Eisenbahnen und Bergbau (VAEB) sowie der Versicherungsanstalt öffentlich Bediensteter (BVA). Für ihre Muttergesellschaften ist sie als Backoffice-Dienstleisterin aktiv und übernimmt für diese das Bauwesen, die Beschaffung, das Druckzentrum, das Facility Management sowie den Bereich Informations- und Telekommunikationstechnologie (ITK).

Die Ausgangssituation
Projektmanager, ProjektmanagementAls der ITK-Bereich der SVD im Mai 2014 mit dem österreichischen Can Do-Partner makeit information systems GmbH in Kontakt trat, ging es darum, Übersicht und Kontrolle über ein IT-Projekt, das bereits seit einem guten halben Jahr lief, wiederzuerlangen. Konkret sollten die vorhandenen Inselplanungen – im wesentlichen Excel-Listen, Beschreibungen von Arbeitspaketen und ein rudimentärer MS Project-Projektplan – zu einem übersichtlichen Termin- und Ressourcenplan zusammengeführt werden. Für die Umsetzung stellte makeit die Can Do-Software als SaaS-Lösung zur Verfügung und führte darin die unterschiedlichen Teilplanungen zu einem vollständigen und übersichtlichen Ganzen zusammen. Aufgrund der ausgeprägten Projektmanagement-Methodenkompetenz und einer durchgeführten IST-Analyse zum Projektstatus wurde von makeit innerhalb von nur einer Woche der SVD-Projektleitung ein übergreifender Projektplan samt belastbaren Status-quo-Berichten bereitgestellt. Dieser Gesamtplan enthielt nicht nur die komplette Terminplanung sowie eine Auswertung der aktuellen Ressourcenauslastung, sondern auch, und das war noch viel wichtiger, einen belastbaren Ausblick auf den künftigen Ressourcenbedarf. Damit waren die Anforderungen, die SVD an makeit und an ein professionelles Projektsteuerungs-Instrument gestellt hatten, vollständig erfüllt. SVD Büromanagement wollte auf die Leistungsstärke des Tools im Bereich der Projekt- und Ressourcensteuerung nicht mehr verzichten und beschloss daher, zunächst befristet bis zum Ende des IT-Projekts, die Projektmanagement-Software von Can Do weiter im Einsatz zu testen.

Vom operativen Projektmanagement zum strategischen Portfoliomanagement
Ressourcenmanagement, Ressourcenmanagement-softwareDie operative Unterstützung in der Projektdurchführung war nur ein Teil des Bedarfs der SVD: Als Gesellschaft mit vier gleichberechtigten Eigentümern, die zugleich auch Auftraggeber sind, bestehen besondere Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Transparenz in der Gesamtplanung der SVD. Auf strategischer Ebene muss absolut nachvollziehbar und plausibel dargelegt werden können, wann welches Projekt realisierbar ist. Eine übergreifende Projektportfoliosteuerung mit integriertem Ressourcenmanagement ist dafür notwendig. Nur so kann klar aufgezeigt werden, warum welche Projekte wann kapazitativ und terminlich darstellbar sind. Ein von der neu eingerichteten Stabsstelle IT Projekt Management durchgeführter Evaluierungsprozess hatte ergeben, dass auch für das strategische Portfoliomanagement die Can Do-Software das geeignetste Tool ist. So gab SVD im Juli 2014 nach einem vorangegangenen Evaluierungsverfahren das „Go“ für die Implementierung der PPM-Software durch den Can Do-Partner makeit. In produktiven Workshops wurden die Möglichkeiten erarbeitet, wie Projekt- und Routinetätigkeiten, Abwesenheiten sowie die Masterplanung in einem Projektportfolio sinnvoll abgebildet werden können. Gemeinsam mit den Prozess- und Projektmanagement-Experten von makeit bereitete SVD den Einsatz des Can Do-Systems zum Jahreswechsel vor. Rudolf Randus, Geschäftsführer der makeit: „Als überaus hilfreich hat sich dabei die Unterstützung des Managements in Person des IKT Bereichsleiters Prok. Franz Racek erwiesen, der die Entscheidungs- und Lösungsprozesse signifikant beschleunigen konnte. Durch seine Präsenz in den Can Do-Schulungen argumentierte er stets die Neuausrichtung des Projektmanagements in der SVD und stellte aufgrund der Rückmeldungen eine praxisgerechte Implementierung sicher, die sich auf breite Akzeptanz der Stakeholder stützt.“

Projektmanagement-Software, Ressourcenmanagement-SoftwareDas Resultat kann sich sehen lassen: Mit der Can Do-Software plant, steuert und überwacht die SVD ihre Portfolios und kann über Berichte ihren Auftraggebern jederzeit lückenlos auf Knopfdruck ihre Entscheidungen und ihr Vorgehen dokumentieren. Darüber hinaus ist der Dienstleister in der Lage, die erfassten Arbeitsaufwände den jeweiligen Kostenstellen automatisiert zuzuweisen, in das SAP-System zu importieren und so mit den entsprechenden Auftraggebern abzurechnen. Ein nicht primär beabsichtigter aber willkommener Nebeneffekt war, dass die bisherige Zeiterfassung bei SVD durch die einfach zu bedienende Can Do-Zeiterfassung abgelöst werden konnte.

Steigerung der Projektkompetenz durch Etablierung eines PMO
Projekterfolg, Projektmanagement-SoftwareDie Implementierung eines ganzheitlichen Projektplanungs- und -steuerungssystems wie das von Can Do und dessen effektive Nutzung setzt einen gewissen Projektmanagement-Reifegrad des Unternehmens voraus. Flankierend zur Einführung des Can Do-Systems wurde deshalb von der Stabstelle IT Projekt Management ein Project Management Office (PMO) aufgebaut und etabliert. Dieses PMO förderte die Implementierung von Projektmanagement-Themen bei der SVD u.a. durch:

  • Erarbeitung und Vermittlung der Projektmanagement-Prozesse und -Tools
  • Steuerung, Verbesserung und systematische Weiterentwicklung der verschiedenen Prozesse
  • Projektspezifische Gestaltung der Unternehmensorganisation und des Reportings
  • Unterstützung der operativen Projektarbeit durch
    • – Hilfestellung und Mitarbeit bei SVD-internen als auch bereichsübergreifenden und für die Eigentümer durchzuführenden technischen Projekten
    • – die Entwicklung und regelmäßige Überprüfung von Projektplänen inkl. der Definition und Abgrenzung von Projektzielen
    • – die prozessorientierte Strukturierung von Projekten
    • – Vermittlung der Projektmanagement-Prozesse und der technischen Lösungen
    • – Kontinuierliche Weiterentwicklung des Projektmanagement-Know-hows in der SVD

Projektberichte, ProjektreportingAnfang 2015 wurde auf Initiative des PMO-Leiters Herbert Zimmermann ein von makeit entwickeltes Zusatzmodul zur Can Do-Applikation – der Projekthandbuchgenerator – angeschafft. Damit können die Projektleiter der SVD dynamisch „auf Knopfdruck“ ein definiertes und von Projektmanagementorganisationen empfohlenes Set an Reports, wie beispielsweise einen Projektstrukturplan, Arbeitspaketbeschreibungen, Projektkosten-, Termin- und Personaleinsatzpläne, Zeitrückmeldungen der Stakeholder im Projekt, u.v.m. auslösen, die für die Darstellung des Fortschritts pro Projekt genutzt und für Recherchezwecke archiviert werden. „Dies hat einerseits zu einer starken Entlastung der Projektleiter von bisher sehr stark manuell getriebenen Aktivitäten zur Erstellung dieser Pläne geführt und andererseits zu einer signifikanten Reduzierung von Übertragungsfehlern“, erläutert Zimmermann.

Das Ergebnis
Porjektmanagement-Software, Ressourcenmanagement-SoftwareOperative Kontrolle über die Projekte sowie strategische Weitsicht bzgl. der laufenden und geplanten Vorhaben: Aktuell plant, steuert und überwacht SVD über 60 Kundenprojekte sowie mehr als 50 interne Projekte, die in Portfolios strukturiert sind, mit der Projektmanagement-Software von Can Do. Die Auswirkungen von Veränderungen in aktuell laufenden Projekten auf andere Vorhaben, werden umgehend angezeigt und können von den Verantwortlichen planerisch gelöst werden.

Für die ein Mal monatlich stattfindenden strategischen Abstimmungsrunden zu den geplanten und laufenden Projekten mit den Muttergesellschaften hat die SVD die Entwicklung eines aussagekräftigen „Projektportfolio-Reports“ bei makeit beauftragt. DI Dietmar Wieland, Geschäftsführer der SVD und Prok. Franz Racek, IKT Bereichsleiter sind mit dem Ergebnis sehr zufrieden. „Durch diesen Spezial-Report sind wir jetzt in der Lage, ohne langwierige Vorarbeiten auf Knopfdruck unser Kunden-Projektportfolio in übersichtlichen A3-Ausdrucken in unsere Abstimmungsrunden mitzunehmen, was zu einer signifikanten Reduzierung unseres Ressourcenbedarfs für die Datenaufbereitung geführt hat“, erläutert Racek.

In der nachfolgenden Grafik ist ein anonymisierter Ausschnitt aus dem Projektportfolio-Report ersichtlich:

Projekbericht, Projektreporting

Das integrierte Berichtswesen ermöglicht zudem, dass die Anwender neben dem zuvor angesprochenen Projekthandbuch auch Reports zu unterschiedlichen Themen wie bspw. Urlaube und Abwesenheiten in einem ihnen vertrauten Layout generieren können, was wiederum die Nutzer-Akzeptanz verbessert. Per Knopfdruck ist SVD in der Lage, interne und externe Projektübersichten zu generieren und einen Überblick über die Auslastungssituationen der Mitarbeiter und Abteilungen sowie über geplante Arbeiten zu erhalten.

SVD_Auslastung

SVD_Abwesenheitsbericht

makeit information systems GmbH:
makeitSeit 2001 ist makeit einer der führenden Anbieter in den Bereichen IT Services und Unternehmensberatung. Als unabhängiges Unternehmen im Privatbesitz bietet makeit Konzepte und Produkte zur Steigerung der Wertschöpfung für Unternehmen des Mittelstandes und des Enterprise Bereichs. Eine Kernkompetenz liegt im Bereich Projekt-, Multiprojekt-, Programm- und Portfolio Management nach den gängigen Standards PMI, IPMA und PRINCE2 sowie dem in letzter Zeit stärker nachgefragten agilen Projektmanagement Framework Scrum. Als Vertriebs- und Integrationspartner der Can Do GmbH unterstützt makeit Kunden bei der Implementierung der Projektmanagement-Software Can Do project intelligence zur erfolgreichen Projektsteuerung.

Kontakt:
makeit information systems GmbH
Herr Rudolf Randus
Mooslackengasse 17
A-1190 Wien
Tel. +43 – 1 / 51 373 56 20
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www.makeit.at